Comportamento

O pequeno manual do e-Mail perfeito

e mail perfeito02
NeyBarbosa
Escrito por NeyBarbosa

Pequenos deslizes podem interferir numa boa comunicação via e-Mail. Confira algumas práticas simples que fazem toda a diferença na sua mensagem.

Este manual vai te ajudar a aprimorar os seus e-mails.

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Escrever e-Mails pode parecer tarefa simples ,mas, é preciso lembrar que, quando em ambiente corporativo, esta forma de se comunicar pode determinar o bom andamento do trabalho ou, quando não realizada a contento, atraso e falhas de fluxo.

O e-Mail também pode ser considerado um documento, por isso, é importante que toda comunicação eletrônica seja feita de forma clara, precisa e cuidadosa para que não ocorram ruídos ou, até mesmo, mal entendidos. Confira neste pequeno manual o que é preciso para escrever bons e-Mails e fazer um melhor uso deste canal de mensagens.

Nunca descuide da ortografia

Ortografia, pontuação, concordância e todas as demais normas do Português, normativo, devem ser aplicadas cuidadosamente em seus e-Mails. Além de causar boa impressão, isso facilita a compreensão da sua mensagem pelo leitor final. Em caso de dúvidas, você pode consultar a boa e velha Gramática ou até mesmo sites que ensinam as regras da nossa língua materna.

Não seja grosseiro

Seja sempre polido e educado em seus e-mails. Refira-se ao destinatário com cordialidade e encerre a mensagem com termos como ‘atenciosamente’ e ‘cordialmente’. Também saiba diferenciar boa educação de intimidade, mandar beijos e abraços, por exemplo, em e-Mails de trabalho, não é apropriado quando não se tem a devida proximidade da pessoa que receberá a mensagem.

Jamais ultrapasse os limites

Pegando gancho na dica anterior, escreva sempre consciente dos limites profissionais. E-mails corporativos podem ser considerados documentos, portanto, identifique-se com seu nome, cargo, empresa e telefone. O tratamento ao destinatário deve ser sempre formal.

Clareza e objetividade não são opcionais

É comum que, em um dia de trabalho, você envie e receba inúmeros e-Mails. Imagina a dificuldade em entender e-Mails longos e com muitos detalhes. Para otimizar a rotina, procure ser claro e objetivo em suas mensagens. Assuntos mais complicados talvez demandem e-Mails mais longos, mas, sempre que possível, priorize as informações mais relevantes e tente facilitar a leitura da sua mensagem.

Não deixe o Caps Lock ligado

Escrever em caixa alta, usando o Caps Lock, significa estar gritando ou falando grosseiramente. Fique atento para não digitar seu e-Mail desta maneira pois, além de soar grosseiro, também torna a leitura um tanto desagradável. Se houver a necessidade de frisar uma ou outra palavra, tudo bem, mas uma mensagem inteira em caixa alta não é bem vista.

Não esqueça de fazer indicações ao destinatário

Para facilitar a leitura da sua mensagem, você pode fazer pequenas indicações para a pessoa que vai recebê-la. Sempre coloque no assunto do e-mail, o tema que será tratado, e, se enviar arquivos anexos, faça uma sinalização no corpo da mensagem.

Jamais descuide do visual

No ambiente corporativo, menos é mais. Escolha fontes de fácil leitura, sem abusar do colorido e dosando os recursos como negrito e caixa alta (como já dito anteriormente).

Não desvie a atenção

Antes de clicar em “enviar”, certifique-se que colocou o endereço correto do destinatário. Os recursos de autocompletar dos programas de correio eletrônico, podem lhe confundir e enviar a mensagem para a pessoa errada.

Dica extra!

Caso você não possua um e-Mail corporativo e precise de uma conta para se comunicar, no trabalho, procure criar um endereço fácil de ser lembrado. Evite o uso de números que evidenciam sua idade e palavras que remetam a visões religiosas e políticas. O ideal mesmo é usar seu nome e sobrenome.


Fonte: uninassau.edu.br
Por: Paula Brasileiro 16/05/2017

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